Il successo di un evento? È il successo di un team in sintonia con la regia!

Gli eventi sono considerati a tutti gli effetti una leva di comunicazione molto potente poiché permettono il contatto diretto con pubblico – media, consumatori o semplici spettatori – trasmettendo in maniera innovativa, i mondi di riferimento di un brand o di un soggetto promotore.

Il segreto di un evento di successo è racchiuso nella capacità di farsi notare e quindi distinguersi per originalità, cosa che ad oggi, nella miriade di notizie quotidiane diffuse da media, blog, forum, social è un vero e proprio lavoro e implica impegno e competenza.

Il committente che si rivolge ad agenzie di comunicazione, affidando ad esse la parte organizzativa di un evento, ritiene che il suo prodotto, fiera, o iniziativa siano i migliori e unici sul mercato e si aspetta che ciò emerga.

j0127868Il primo punto da affrontare è approcciare con razionalizzazione il tema oggetto dell’evento, individuando gli aspetti positivi per valorizzarli: “ lancio di un prodotto esclusivo”, “ nascita di un’iniziativa originale”, ma anche i suoi punti critici: “data imminente e imprescindibile” “target non omogeneo”.

Tutti aspetti che un buon comunicatore sa e di cui deve tener conto prima di tutto. Dopo di che si stende un programma completo di tutte le azioni e i servizi inerenti all’evento, e dopo aver ricevuto un riscontro scritto da parte di tutti gli attori del programma a conferma di esso si procede con gli aspetti operativi.

Iniziando dagli invitati, molta cura va riposta nell’invito, non troppo prolisso e in grado di suscitare curiosità. Ma l’attenzione rivolta all’ospite non deve esaurirsi al momento della sua conferma di partecipazione, anzi il committente deve considerare che gli invitati che partecipano all’evento desiderano un’attenzione nei loro riguardi anche e soprattutto in sede di evento. Che si tratti di un prodotto, di un servizio o di una buona causa, compito del team organizzativo è dunque quello di coinvolgere le persone invitate, rendendole parte del tema trattato in modo da creare con esso un legame di tipo personale, unico e quindi più forte. Ciò fa sì che l’evento stesso diventi un momento di condivisione e dunque di unione.

È bene predisporre quindi un’accoglienza adeguata e se possibile un piano di piccole attività che siano in grado di coinvolgerli attivamente. Se ad esempio l’evento è stato realizzato in sostegno di una causa, la raccolta firme potrebbe essere un modo per consentire al pubblico di sostenerla attivamente. In occasione di promozione o lancio di un prodotto, un desk fotografico potrebbe essere utile a immortalare i volti dei partecipanti accanto al nuovo packaging ecc.sedia director

Seguono poi la scelta della location – attraente ma non dispendiosa (il cliente vuole il massimo pagando il meno) – servizi di catering, hostess, fotografo, service TV, sicurezza: tutti debbono essere di buon livello e selezionati dalla nostra rubrica di nomi affidabili e sicuri – di quelli che non ti lasciano in “brache di tela” mezz’ora prima, facendo aumentare le pulsazioni al limite del ricovero –

Riuscire a motivare e a far funzionare uno staff di collaboratori dipende più dalla vostra capacità organizzativa che dalla retribuzione promessa. Creare un clima di collaborazione, trasmettere la vostra passione, fare incontri e riunioni, ascoltare i consigli di tutti, delegare e responsabilizzare quanto più possibile. Il lavoro di squadra e il coinvolgimento personale che ogni elemento del team mette nella realizzazione dei propri compiti sono indispensabili nella buona riuscita dell’evento.

Infine, prima di entrare in scena, si riassume il piano dell’evento col cliente e con lo staff d’agenzia, lo si condivide con i collaboratori esterni e… si parte col conto alla rovescia!

Se tutto è stato programmato come si deve, il successo dell’evento è garantito. Ma chi lo sa?

L’agenzia di ufficio stampa dei nostri giorni, oltre a ideare e organizzare l’evento, deve offrire una comunicazione integrata, che spazi sui vari media della stampa, TV, radio, online, social.

La pubblicazione dell’evento e la visibilità che otterrà sui media ne misureranno il successo e la soddisfazione di chi ne ha diretto la regia.